CASE
I Syddjurs Kommune har man været nysgerrig på process mining og den værdi, teknologien kan tilføre arbejdet
med faktabaseret procesoptimering. Derfor har kommunens digitaliseringsteam i samarbejde med
Breakawai ApS gennemført et Proof of Value (PoV) projekt, for at validere om og hvordan avanceret
dataanalyse i form af process mining teknologi kan støtte både digital og forvaltningsbaseret forandring samt
nedbringe tid og ressourceforbrug ved analyse af dysfunktionelle processer.
Kommunen valgte at arbejde med en case i Byggeri og Landbrugsforvaltningen med udgangspunkt i data fra
afsluttede byggetilladelser til en-families- og sommerhuse i 2019. Forvaltningen arbejder struktureret med
deres data, hvilket gav et godt udgangspunkt for projektet, der forløb over seks uger. Forløbet startede med
fælles kick-off og sluttede med en workshop for sagsbehandlere fra Byggeri og Landbrug inden teknologien
blev implementeret. Set i bakspejlet var seks uger et meget kort forløb og det havde måske været gavnligt at
tage sig tid til at gå tilbage i processen nogle gange, for at koble forvaltningen tættere på arbejdet og
leverancerne.

Udfordring og resultater
Projektet har givet indsigt i teknologiens muligheder og udfordringer. Syddjurs har blandt andet oplevet
problemer med manglende data/log filer, fordi deres sagssystem ikke gemmer data. De data/logs som området
ønskede at belyse, skulle ifølge leverandøren være tilgængelige ved projektstart, men leverandører af
fagsystemer har ikke altid den fulde indsigt i, om de kan levere alt historik. Det er Syddjurs’ opfattelse at dette i
høj grad hænger sammen med, at data ikke har været efterspurgt før nu.
En af de vigtige indsigter, som process mining analysen bidrog med var en synliggørelse af, hvordan individuel
fortolkning og anvendelse af sagsfaser gør det vanskeligt at få indsigt i, hvordan processen for forskellige typer
byggerier reelt ser ud og dermed ensarte processen på tværs af sagsbehandlerteamet. Man fandt samtidig
frem til at manglende kompetencer i teamet skabte flaskehalse i overdragelsen af sagerne mellem
sagsbehandlerne.
I projektet er man kommet frem til at en agil arbejdsgang er vigtig i arbejdet med proces mining, og at det er en
god idé at involvere fagpersoner på området ofte, da det er i samspillet mellem process mining analysen og
fagpersonernes indsigt, at læring og ikke mindst løsningerne på de identificerede flaskehalse og ineffektiviteten
Breakawai Aps, Inge Lehmanns Gade 10, 5 8000 Aarhus C
CVR: 40409548
skal findes.. Syddjurs Kommune ser potentiale i proces mining som et værktøj, der retter sig mod løbende
forandringer, både digitale og menneskelige, og som kan hjælpe med effektivt og databaseret at identificere
problemstillinger, og mindst lige så vigtigt lave opfølgningen på de initiativer, som igangsættes.
Artikel er skrevet af KL i samarbejde med Syddjurs Kommune og Breakawai og kan findes på
https://videncenter.kl.dk/cases/nyheder/forandring-med-process-mining-i-syddjurs/

PROJEKTET ER LAVET I SAMARBEJDE MED SYDDJURS KOMMUNE – KONTAKTPERSON
David Bové Villadsen, RPA og dataspecialist,
Syddjurs Kommune.
Mail: [email protected]