Optimering af ressourcer med Process Mining 

”Vi ville gerne holde vores delprocesser op imod en række mål og gøre det løbende, således at vi kan sikre, at vi udnytter vores ressourcer af mennesker, maskiner og data rigtigt,” siger Tina Tofthøj, administrativ medarbejder i Patologi. 

Breakawai har hjulpet afdelingen med at strukturere og analysere data for at identificere flaskehalse og optimere processerne. Teknologien i centrum er Process Mining, der kan kortlægge den mest effektive arbejdsgang i komplekse flows, som dem der findes i Immunhistokemi. 

Projektet har til formål at understøtte en systematisk anvendelse af Process Mining til optimering af arbejdsprocesser og måling af igangsatte tiltags effekt. 

Udfordringer i prøvehåndtering 

Det er en udfordring for Patologi at levere rettidige svar på samtlige prøver. Det skyldes bl.a., at afdelingen ikke har mulighed for at påvirke, hvornår prøverne ankommer. Der er variation i, hvornår der ankommer mange prøver samtidigt, ligesom kompleksiteten af disse også varierer. 

Tidsvinduet fra bestilling til prøvernes ankomst i Patologi er kort, og samtidig skal der være kapacitet til akutte analyser, som ofte er komplekse og kræver manuel håndtering. Hertil kommer cancerpakkeprøver, som altid prioriteres højest. 

Indførelsen af nye teknologier har øget automatiseringen af analyseforløbet, men samtidig gjort det sværere at vurdere, hvordan denne automatisering påvirker processernes samlede flow. Derfor har afdelingen haft behov for større gennemsigtighed i sine processer for at sikre en mere effektiv prøvehåndtering. 

”Breakawai har de kompetencer, der skal til for at eksekvere. Vi har fået en visualisering af vores prøveflow, og det er lige præcis det, der er særligt unikt ved Process Mining,” siger Tina Tofthøj. 

Datadrevne beslutninger 

Patologi arbejder datadrevet og har bl.a. softwarerobotter til at trække data ud af ældre systemer. Derfor har afdelingsledelsen efterspurgt værktøjer, der kan udnytte den store mængde data bedre. 

”Breakawai udfylder sin rolle som samarbejdspartner godt. Line Bjelsdorf har gennem hele forløbet udvist tålmodighed til at snakke om data, og samtidig demonstrerer folkene hos Breakawai, at de er dygtige og effektive på datasiden til at levere relativt hurtigt, når vi har vedtaget nogle komplekse ændringer,” siger Tina Tofthøj. 

Breakawais afdeling for R&D and Data Science har identificeret relevante data og sikret, at de er renset, manipuleret og optimeret til Process Mining. 

”Line Bjelsdorf har hjulpet os med at sætte de rette mål i forhold til, hvad systemet nu kunne sættes til at måle på ud fra vores data. Hun har været god til at udfordre os på vores sædvanlige praksis. Vi har ikke nødvendigvis været så nemme at flytte på,” siger Tina Tofthøj. 

Et fælles datagrundlag 

Breakawais indsats har styrket projektgruppen i Patologi, så både medarbejdere og ledere i højere grad taler samme sprog og arbejder ud fra et fælles grundlag, på trods af meget forskellige udgangspunkter og erfaring med at arbejde med store datamængder. 

”Jeg vil fremhæve Breakawais evne til at være tålmodige, når de skal snakke om data med deres kunder. Samtidig er de dygtige og effektive på datasiden til at levere relativt hurtigt,” siger Tina Tofthøj.